Produtividade 20/07/2016

Algumas empresas baniram o email e estão produzindo mais


siteware.com.br
Nós temos uma relação de amor e ódio com o e-mail. Por um lado, mandamos mais de 108 bilhões de e-mails por dia. Por outro lado, a maioria de nós detesta ter que passar por sua caixa de entrada vendo tudo o que recebeu. E-mail ocupa 23% do tempo de um empregado e esse mesmo funcionário envia e recebe 112 e-mails por dia, em média.

Quando olhamos para essas estatísticas, começamos a enxergar o e-mail como uma nova forma de poluição de conhecimento. Essa foi a conclusão à qual um CEO de uma empresa de tecnologia francesa chegou há alguns anos. Ele percebeu que seus empregados pareciam sempre distraídos pela constante de e-mails que recebiam todos os dias. Então, ele resolveu eliminar o que via como efeitos negativos na produtividade da empresa.

Em 2011 ele anunciou que ia banir o e-mail e esperava ser uma empresa com zero e-mails em três anos. Essa afirmação parece estranha vindo de um CEO de uma empresa de tecnologia com mais de 70.000 funcionários em 40 escritórios pelo mundo, mas virou referência e outros líderes decidiram cortar ou restringir o e-mail. Como resultado, estão produzindo mais.

O tamanho da empresa poderia ser impeditivo da proibição do e-mail, mas na verdade, o CEO considerou o tamanho da organização como a principal razão para o gargalo na comunicação. Claro que ele não baniu toda a comunicação eletrônica de uma vez. Eles desenvolveram uma rede social para a empresa, com 7.500 comunidades representando todos os projetos vigentes e os colaboradores podiam escolher quando e como participar de alguma discussão na plataforma.
Apesar de ainda não ter conseguido chegar ao 0% de e-mail, a companhia já reduziu em 60% seus envios, indo de 100 mensagens por semana, por funcionário, para menos de 40. Sua margem de operação aumentou de 6,5% para 7,5% em 2013, lucro por ação cresceu 50% e os custos administrativos diminuíram de 13% para 10%. Claro que nem todas essas melhoras foram resultado de apenas banir o e-mail, mas a relação entre os fatos é forte. Assim como uma crescente corrente de pesquisa sobre os efeitos do e-mail.
As pesquisas sugerem que banir ou restringir os e-mails pode aumentar drasticamente a produtividade individual e reduzir stress. Pesquisadores da Universidade da Califórnia e do Exército Americano cortaram o uso de e-mails para 13 empregados de escritórios civis e mediram os efeitos em produtividade e stress. Primeiro, os trabalhadores foram submetidos a um período de 3 dias durante os quais eram entrevistados e observados tanto visualmente quanto por um software de monitoramento de computadores (para verem quais programas usavam, com que frequência e quanto o trabalho era interrompido). Eles mediram até os batimentos cardíacos dos participantes (para medir os níveis de stress). E, então, proibiram o e-mail, instalando um filtro no programa de e-mails dos participantes – que arquivaria todas as mensagens recebidas para serem lidas depois e removeria as notificações.

Eles continuaram a proibição do e-mail por 5 dias, ainda observando os participantes, acompanhando seu uso do computador e medindo os batimentos cardíacos. Os envolvidos começaram a conversar face a face e por telefone com mais frequência e passaram mais tempo em cada programa de computador que utilizavam, sinalizando que estavam menos distraídos. Analisando a frequência cardíaca, viu-se que os participantes ficaram menos estressados quando proibidos de usar e-mail, chegando a reportar a diminuição nos níveis de stress. Foram recebidos vários reports onde os envolvidos afirmavam se sentir mais relaxados e focados, assim como mais produtivos com a proibição do e-mail.

Se juntarmos todas as informações de estudos e pesquisas com experiências como a da empresa citada neste artigo, chegamos à conclusão de que precisamos rever nossas políticas de e-mail. Limpar sua caixa de entrada pode lhe fazer sentir muito produtivo, mas se a descrição do seu trabalho não for deletar e-mails, você está se enganando.

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